1. Vue d'ensemble du poste

Le Gestionnaire Administratif & Financier du Département Formation est responsable du bon fonctionnement opérationnel, administratif et financier du Centre de Formation de Mutwanga, ainsi que du support administratif global du département. Basé au sein du centre de formation, il agit comme point focal opérationnel, garantissant la fluidité des activités quotidiennes, l’accueil et l’accompagnement des stagiaires, ainsi que la disponibilité des ressources nécessaires au bon déroulement des formations.

Il assure également le suivi administratif et financier du département, incluant la gestion des commandes, la préparation des contrats, etc. Son rôle est essentiel pour assurer une exécution rigoureuse, structurée et fluide des activités de formation sur le terrain, en lien avec les équipes et les départements supports.

Le poste est amené à évoluer en fonction du développement des activités du Département Formation. À terme, le Gestionnaire Administratif & Financier pourra être amené à superviser et coordonner les fonctions administratives et financières des autres centres de formation.

2. Responsabilités Principales

 Gestion opérationnelle du centre de formation (Mutwanga) : 

• Assurer une présence permanente au centre de formation et agir comme point focal.
• Veiller au bon déroulement quotidien des activités de formation.
• Gérer les inscriptions des stagiaires.
• Assurer le suivi des présences si nécessaire.
• Distribuer et gérer les outils et équipements nécessaires aux formations.
• Vérifier la disponibilité des postes informatiques et du matériel pédagogique.
• Gérer les réservations de salles, d’équipements et de ressources.
• Assurer l’organisation, l’ordre et la bonne tenue du centre.

Gestion administrative du département :

• Assurer la gestion administrative quotidienne du Département Formation.
• Structurer et maintenir les dossiers des stagiaires et des formations.
• Assurer le lien administratif avec les autres départements.
• Apporter un appui administratif aux partenariats locaux (universités, écoles, communautés).

Gestion financière & suivi des dépenses :

• Préparer les demandes de dépenses et d’achats.
• Assurer le suivi des paiements fournisseurs.
• Préparer les contrats des consultants et intervenants.

Gestion des achats et approvisionnement :

• Gérer les achats liés aux activités de formation : matériel (machines, outils, EPI), consommables.
• Assurer le suivi des commandes (création, validation, réception).
• Vérifier la conformité des livraisons.
• Anticiper les besoins du centre en matériel.

Gestion des stocks & inventaires (en collaboration) : 

• Travailler en coordination avec le magasinier pour : 

1. le suivi des stocks, 
2. la réalisation des inventaires, 
3. la disponibilité des équipements. 

• Assurer la cohérence entre les besoins du centre et les ressources disponibles. 

Coordination logistique : 

• Collaborer avec le département Procurement.
• Assurer le suivi des besoins logistiques du centre.
• Participer à l’organisation des transports si nécessaire pour les formations. 

Coordination interne & communication : 

• Assurer une communication fluide avec : 

1. le Département Formation, 
2. les départements RH, Procurement, 
3. les formateurs et intervenants des départements clients. 

• Faire remonter les besoins, contraintes et dysfonctionnements du centre. 
• Contribuer à l’amélioration continue de l’organisation. 

Exigences du Poste : 

Composition du dossier 

• Un CV détaillé avec trois personnes de référence, de préférence les employeurs les plus récents (maximum deux pages)
• Une lettre de motivation (maximum 1 page) à adresser au Directeur de Virunga Foundation 
• Les attestations des services rendus, et les copies des titres académiques
• La carte d’identité.