Optimisation du mail envoyé aux soumissionnaires non retenus

Introduction

• Lors d’un appel d’offre, après l’évaluation, une notification est envoyée aux soumissionnaires non retenus. 
• Actuellement, le manuel impose un délai de 7 jours de recours avant que le traitement du dossier puisse continuer, même lorsque le soumissionnaire n’a aucune intention de faire un recours.
• Nous proposons cette recommandation car ce délai entraîne des retards inutiles dans la finalisation des marchés.
• Comment faire avancer le traitement du dossier lorsque les fournisseurs non retenus ne souhaitent pas contester la décision, tout en respectant les procédures ? .

Présentation détaillée de la solution proposée

Description de la recommandation : 

La recommandation consiste à ajouter deux options  dans mail envoyé aux soumissionnaires non retenus :

1. Option 1 : Faire un recours → Si le fournisseur souhaite contester, il clique sur ce bouton.
   • Cela ouvre automatiquement un canal de communication ou un formulaire pour soumettre son recours.
   • Le processus reste suspendu jusqu’au traitement du recours.
2. Option 2 : Ne pas faire de recours → Si le fournisseur accepte la décision, il clique sur ce bouton.
   • Odoo enregistre sa réponse et libère immédiatement le processus, sans attendre la fin des 7 jours.

Le délai de 7 jours reste uniquement applicable si le fournisseur ne répond pas ou choisit de faire un recours.

Changement à mettre en place : 

Modification du modèle du mail envoyé aux soumissionnaires non retenus en ajoutant deux boutons interactifs ("Recours" / "Pas de recours").

Fonctionnalité Odoo concernée 

Envoie de mail

Analyse d’impact : 

Personne et entité impactée : 

• Services : Procurement.
• Utilisateurs : le Proc Admin.

Avantages et inconvénients

• Avantages :  Réduction du délai de finalisation des marchés
• Inconvénients : 

Départements touchés : Approvisionnement.

Plan de mise en œuvre 

Déploiement de la recommandation : 

1. Validation de la recommandation ;
2. 1. Temps : 1 jour.
   2. Personne impliquée : Product Owner.
3. Développement/configuration dans Odoo ;
4. 1. Temps : 3 jour.
   2. Personne impliquée : équipe des développeurs.
5. Test de la fonctionnalité ;
6. 1. Temps : 2 jour.
   2. Personne impliquée : Analyste fonctionnel et l'équipe helpdesk.

     4. Déploiement de la fonctionnalité ;

1. 1. Temps : 1 jour.
   2. Personne impliquée : Product Owner, Analystes.

Conclusion et ouverture 

Cette recommandation vise à accélérer le traitement des offres en permettant aux fournisseurs non retenus d’indiquer leur intention immédiatement, tout en respectant la procédure.

En réduisant les délais inutiles, l’organisation devient plus réactive et efficace dans la gestion des approvisionnements.

Vos questions, recommandations et suggestions sont les bienvenues. Merci.